定款認証の受け方 〜行政書士が代理で受ける場合〜

定款の認証を受けるまでの流れをまとめました。

 

こんにちは、ふたり税理士&行政書士の伊沢です。

 

会社を作るには「公証役場」へ訪問し、公証人から「定款の認証」を受けなければなりません。

そこで、定款認証を代理で受ける行政書士のために、その流れと注意点をまとめました。

 

定款の事前確認をしてもらう

定款の中身に問題がないか、公証人に事前確認をしてもらいます。

認証を受ける公証役場へ連絡し、定款をFAXしてください(公証役場の連絡先は下記サイトを参照ください)。

公証役場一覧|日本公証人連合会

なお、電話した際に「公証人の指名の有無」を聞かれますが、指名がない場合はお任せで良いでしょう。

 

定款の認証日を予約する

公証人による定款の事前確認が済みましたら、次に認証日を予約します。

公証人次第ではありますが、予約日は電話してから1週間以上先になると考えておいてください。

「今から行ってもいいですか?」
「明日までに認証をお願いします」
という緊急対応は難しい場合があるので、余裕を持って定款認証までの計画を立てる必要があります。

なお、電話予約の際に認証当日の『持ち物』を確認してください。

 

電子定款を作成する

公証人による事前確認がとれましたら、定款に電子署名をしてください。

電子署名による「電子定款のつくり方」については下記の記事を参考にしてください。

電子定款のつくり方 〜行政書士が作成する場合〜

*「電子証明書」の取得には時間がかかるため、その取得後に認証日の予約をしたほうがよいでしょう。

 

定款の電子申請をする

定款の認証日までに、定款の電子申請をしてください。

電子申請の手順は次の通りです。

  1. 法務省のホームページ『登記・供託オンラインシステム』で利用者登録をします。
    下記サイトより利用者登録をし、「申請者ID」と「パスワード」を控えておいてください

    登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと 供託ねっと
  2. 申請用総合ソフトをダウンロードします。
    下記サイトより「申請用総合ソフト」をダウンロードしてください。

    ソフトウェアのダウンロード|登記・供託オンライン申請システム
  3. 申請用総合ソフトを起動し、ログインします。
    なお、ログインの際に上記1.で設定した「申請者ID」及び「パスワード」を入力してください。
  4. 下記の画面が表示されますので、「申請書の作成を行う」をクリックしてください。
  5. 「電子公証」をクリックしてください。
  6. 「電磁的記録の認証の嘱託【署名要】」をクリックしてください。
  7. 「件名」「嘱託人氏名」「公証人氏名(法務局名・公証役場名・公証人)」を入力してください。
    *「嘱託人氏名」は行政書士であるご自分のお名前を入力してください。
    *「公証役場で文書を保存」のチェックははずさないでください。
  8. 上記7.の入力ができましたら、「完了」をクリックしてください。『保存の確認』画面が表示されるので、「はい」をクリックしてください。
  9. 「ファイル添付」をクリックしてください。
  10. 「ファイル追加」をクリックし、署名済みの電子定款データを選択してください。
    ファイルが添付されている事が確認できましたら、「保存」をクリックしてください。
  11. ファイルが添付されると「クリップマーク」が付きます。
  12. 「署名付与」をクリックしてください。
  13. 「ファイルで署名」をクリックしてください。
  14. 『電子証明書ファイルの選択』画面が表示されるので、ダウンロード済みの『行政書士電子証明書ファイル』を選択し「開く」をクリックします。
  15. アクセスパスワードを入力し「確定」をクリックしてください。
    *アクセスパスワードとは、PINコードのことです。
  16. 申請情報に署名が完了します。
  17. 「署」のマークが表示されていることが確認できましたら、「申請データ送信」をクリックしてください。
  18. 送信対象データにチェックを入れ、「送信」をクリックすると送信が完了します。
  19. 『登記・供託オンライン申請システム』にデータが到達すると「到達」ボタンが押せるようになります。
    「到達」ボタンをクリックして申請番号等を確認してください。

公証役場へ訪問する

定款の電子申請が完了しましたら、認証当日に公証役場へ訪問します。

電話予約の際に確認した『持ち物』を持参します。

下記が『持ち物リスト』です(あくまでも参考のため、必ず公証人に確認をとってください)。

  • 発起人全員の方の印鑑登録証明書(原本)
  • 委任状+定款
    委任状の後ろに定款を綴じ、発起人全員の実印で全頁割印をする(袋綴じの場合、割印は表と裏のみ)。
    委任状には発起人全員の実印で捨て印も押す。
  • 行政書士の資格証と運転免許証
  • 行政書士本人の認印
  • CD-R 1枚
  • 定款認証費用 55,000円前後

受付でお名前と予約済の旨をお伝えください。

公証役場での滞在時間は、問題がなければ一時間弱ぐらいです。

「定款の謄本」と「データが入ったCD-R」を受け取ってください。

 

以上で「定款の認証」が完了です。

 

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